Poradnik
Kody QR na wydarzenia: od rejestracji po działania po wydarzeniu
Kod QR wydarzenia działa najlepiej, gdy odpowiada na jedno bezpośrednie pytanie: co mam dalej zrobić? Przed wydarzeniem, którym może być rejestracja. Przy wejściu może nastąpić odprawa. Wewnątrz obiektu może to być harmonogram lub mapa. Potem mogą to być materiały lub informacje zwrotne. Wydrukowany kwadrat może pozostać na miejscu, podczas gdy dynamiczne miejsce docelowe zmienia się wraz z wydarzeniem.
Najpierw zaplanuj ścieżkę uczestnika
Zacznij od momentów, w których gość potrzebuje informacji lub musi wykonać akcję. Kod QR to tylko drzwi; strona, która się za nią kryje, nadal potrzebuje jasnego celu, szybkiego układu mobilnego i właściciela, który dba o jej aktualność.
Nie narzucaj jednego kodu wyjaśniającego każdą część wydarzenia. Użyj jednego miejsca docelowego, gdy kolejne działanie rzeczywiście zmienia się w zależności od etapu, i oddzielnych kodów, gdy lokalizacja lub odbiorcy mają znaczenie w raportowaniu.
- Przed: rejestracja, płatność lub informacje o biletach
- Przyjazd: instrukcja odprawy lub formularz uczestnika
- W trakcie: harmonogram, mapa, menu, Wi-Fi lub materiały prelegenta
- Po: slajdach, nagraniach, informacjach zwrotnych lub następnym wydarzeniu
Używaj kodów QR do rejestracji bez wymyślania drugiego systemu
Umieść kod rejestracyjny QR na plakatach, zaproszeniach, stronach partnerów i oznakowaniu obiektu.
Jeżeli rejestracja obejmuje płatność, kontrolę tożsamości, limity przepustowości lub wystawienie biletu, zasady te obowiązują na platformie rejestracyjnej. Umieść je w miejscu, w którym ludzie mogą się zatrzymać, nie blokując wejścia, i powtórz to przed początkiem kolejki, aby goście mogli się przygotować.
- Nazwij wydarzenie, datę i lokalizację obok kodu
- Powiedz, czy rejestracja jest bezpłatna, czy płatna
- Pokaż termin lub limit wydajności
- Przetestuj e-maile z potwierdzeniem i linki do kalendarza
- Dodaj krótki zapisany adres URL jako rozwiązanie zastępcze
Usprawnij check-in przy wejściu
Kod QR umożliwiający odprawę może otworzyć formularz uczestnika, stronę z biletami lub instrukcje dla obsługi stanowiska.
Publiczny kod QR nie stanowi dowodu posiadania biletu przez daną osobę.
- Umieść instrukcje przygotowania przed kolejką
- Użyj dużego kodu na wygodnej wysokości skanowania
- W razie potrzeby oddziel przepływ uczestników, mówców i personelu
- Zachowaj rezerwę z personelem lub wydrukowaną w przypadku słabej łączności
- Nigdy nie używaj publicznego formularza jako dowodu opłaconego wstępu
Przekaż gościom przydatne informacje podczas wydarzenia
Gdy ludzie znajdą się w środku, zwykle potrzebują szybko krótkich odpowiedzi. Harmonogram, plan pomieszczeń lub strona sesji powinny otwierać się bezpośrednio, bez konieczności obchodzenia strony głównej lub ponownego logowania, chyba że treść naprawdę tego wymaga.
Użyj oddzielnych kodów rozmieszczenia dla wejścia, sceny, stołów i stoisk dla partnerów, jeśli chcesz dowiedzieć się, który obszar wygenerował skan. Mogą nadal prowadzić do tej samej strony.
- Harmonogram na żywo i zmiany sal
- Mapa obiektu i informacje o dostępności
- Menu, Wi-Fi i praktyczne szczegóły miejsca
- Slajdy prelegentów i zasoby sesji
- Oferty partnerów lub demonstracje produktów
Podaj powód skanowania i umieść kod we właściwym miejscu
Samo „Skanuj mnie” sprawia, że gość zgaduje. Zamiast tego zapisz wynik: „Otwórz dzisiejszy harmonogram”, „Sprawdź tutaj” lub „Zdobądź slajdy”. Dodaj uczciwy szacunek czasu, gdy akcja jest formą.
Pozostaw wystarczająco dużo pustej przestrzeni wokół kodu i unikaj odblasków, fałd, zakrzywionych powierzchni i ruchomych ekranów. Wydrukuj prawdziwą próbkę i przetestuj ją przy takiej odległości, oświetleniu i kącie, z jakiego będą faktycznie korzystać goście.
- Wejście: rejestracja lub odprawa
- Odznaka: osobisty program lub udostępnianie kontaktów
- Etap: zasoby sesji lub pytania na żywo
- Tabela: menu, głosowanie lub krótka ankieta
- Wyjście: materiały, opinia lub rejestracja na następne wydarzenie
Zmieniaj link wraz z etapem wydarzenia
Dynamiczny kod QR może prowadzić do rejestracji przed wydarzeniem, harmonogramu na żywo w danym dniu oraz nagrań lub opinii później. Zaktualizuj miejsce docelowe dopiero po przetestowaniu nowej strony na telefonie.
Nie zmieniaj kodu, gdy goście aktywnie korzystają ze starego zadania bez zmiany. Jeśli odprawa kończy się w południe, nowa strona powinna wyjaśniać, że odprawa się zakończyła i wskazywać użytkownikom kolejną odpowiednią czynność.
- Przed otwarciem: dane rejestracyjne i podróżne
- Dzień wydarzenia: zameldowanie, harmonogram i mapa miejsca
- Pomiędzy sesjami: zaktualizowane sale lub materiały
- Po zamknięciu: slajdy, nagrania i informacje zwrotne
Mierz miejsca docelowe, nie myląc skanów z ludźmi
Nadaj ważnym miejscom docelowym własne kody QR, dzięki czemu wejście, scena, plakietki i ruch partnerów będą rozpoznawalne.
Skanowanie to wydarzenie, a nie zweryfikowany unikalny uczestnik.
- Nazwij każdy kod według zdarzenia, strefy i celu
- Wyklucz testy personelu przed odczytaniem wyników
- Porównaj skany z ukończoną akcją
- Użyj tego samego zakresu dat w różnych systemach
- Nie zgłaszaj skanów jako unikalnych uczestników
Przygotuj się na słaby internet, prywatność i zmiany wprowadzane w ostatniej chwili
Przed otwarciem odwiedź obiekt z prawdziwym telefonem. Przetestuj mobilną transmisję danych, Wi-Fi dla gości, oświetlenie i trasę od znaku do ostatniej strony. Zachowaj najważniejsze instrukcje dostępne w postaci zwykłego tekstu, gdy połączenie może się nie powieść.
Zbieraj tylko te dane osobowe, których potrzebuje wydarzenie, wyjaśniaj, dlaczego jest to wymagane i przechowuj oddzielnie zgodę marketingową. Przypisz jedną osobę do zmian miejsca docelowego, aby pilna edycja nie odsyłała gości na nieprzetestowaną stronę.
- Krótki adres URL i rezerwa z personelem
- Strona mobilna testowana na więcej niż jednym urządzeniu
- Jasna informacja o ochronie prywatności i osobna zgoda
- Jeden właściciel w przypadku pilnych zmian miejsca docelowego
- Końcowy test skanowania każdego drukowanego formatu
FAQ
Najczęstsze pytania
Czy w wydarzeniu należy używać statycznych czy dynamicznych kodów QR?
Użyj kodu statycznego, jeśli końcowy adres URL nigdy się nie zmieni i śledzenie nie jest konieczne. Użyj kodu dynamicznego, gdy rejestracja, harmonogramy lub dalsze miejsca docelowe mogą ulec zmianie lub gdy potrzebujesz analizy skanowania na poziomie miejsca docelowego.
Czy jeden kod QR może działać przed, w trakcie i po wydarzeniu?
Tak. Kod dynamiczny może zmieniać miejsce docelowe etapami. Wyjaśnij każde przejście i przetestuj nową stronę mobilną przed przełączeniem ruchu na żywo.
Czy kod QR zastępuje bilet na wydarzenie lub system odprawy?
Nie. Można otworzyć ten system, ale bezpieczne wejście nadal zależy od sprawdzenia biletu, konta lub rekordu uczestnika na platformie wydarzenia.
Co się stanie, jeśli mobilny internet będzie zawodny w obiekcie?
Przetestuj na miejscu, udostępnij gościom Wi-Fi, jeśli to możliwe, wydrukuj krótki zastępczy adres URL i przechowuj najważniejsze instrukcje lub alternatywę z personelem dostępną w trybie offline.
NASTĘPNY KROK